对于年轻的员工来说,传真可能听起来像是过时的技术,但事实是,许多组织(尤其是法律、医疗保健和政府行业)仍然严重依赖传真进行文档共享,并希望能够通过传真与您的组织开展业务。那么,您如何才能在保持传真功能的同时将自己从传统传真带来的物理资源负担中解放出来呢?

虚拟传真(也称为“在线传真”、“电子传真”或“eFax”)是解决日益电子化的世界中传真困境的现代解决方案。虚拟传真允许您将电子文档上传到在线传真门户,该门户可以转换文档并将其安全地发送到所需的传真号码。收到的传真将作为电子附件发送到您选择的电子邮件地址。

以下是切换到虚拟传真服务的六大好处:

1. 所需资源更少

使用虚拟传真,传真机无需占用办公室空间,因此无需购买墨水或纸张,也无需处理设备维修和维护。您也无需为传真专用电话线付费,因为虚拟传真使用 Internet。

2. 位置灵活性

使用虚拟传真,您可以从世界上任何有 Internet 的地方接收传真,因为传入的传真会直接发送到您的电子邮件收件箱。因此,如果您白天在家工作或出差不在办公室,您仍然可以立即访问可能以传真方式发送的任何重要文件。发送传真也是如此,因为您只需将电子文档上传到在线传真门户。

3. 方便

虚拟传真意味着不再需要办公室传真机等待打印或发送!传入的传真可在您的电子邮件收件箱中找到,传出的传真可以通过单击计算机上的鼠标以电子方式上传。您可以同时向多个传真号码发送相同的传真,并且可以让电子邮件分发列表中的多个人接收传入的传真。

4. 走向绿色

传统传真机自动打印出每一份收到的传真,即使是垃圾邮件,这会导致大量浪费。 根据这篇文章, “政府研究表明,仅在美国,传真机每年就消耗 2000 亿页纸”——这是很多纸!虚拟传真将传入的传真发送到您的电子邮件,因此除非您出于某种原因需要物理副本,否则无需打印文档。

5. 更高的安全性

虚拟传真比传统传真更安全,因为包含敏感信息的文档永远不会在传真机上公开放置。文件在发送和接收传真时被加密,只有有权访问所选电子邮件地址或使用密码登录传真门户的人才能访问它。

6. 易于记录

使用虚拟传真可以更轻松地存储传真,因为您可以直接从电子邮件中以电子方式分类和归档文档,而无需维护庞大的物理文件或必须扫描物理传真以进行电子存储。您还可以在传真门户上查看传入和传出传真的日志。

考虑切换到虚拟传真?

如果您认为您的企业可以从虚拟传真服务中受益,请与我们联系! Allied 有一项电子传真服务,可作为独立产品或作为我们任何 AllCloud 语音服务的附加组件使用。

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